1. Делопроизводство по заявлениям, обращениям граждан, учреждений, организаций, предприятий по социально-правовым вопросам ведется отдельно от общего делопроизводства.
2. Все обращения, поступающие в учреждение, регистрируются в день поступления. Учет поступивших обращений ведется в Системе электронного документооборота «Дело». При заполнении регистрационной карточки обязательно указывается:
3. На письменном обращении в правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный номер и дата. По просьбе обратившегося гражданина на копии или втором экземпляре принятого обращения ставится отметка с указанием номера, даты приема обращения, подписи (с расшифровкой фамилии) принявшего обращение работника УДО учреждения.
4. Поступившие обращения докладываются руководству в день их поступления. Обращения граждан, не требующие доклада руководству университета, направляются для исполнения в структурные подразделения. Руководители структурных подразделений учреждения обеспечивают оперативное рассмотрение обращений и передачу исполнителю в день поступления, а также осуществляют контроль за качественным исполнением. Если обращение направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с ним всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.
5. Письменное обращение, поступившее в учреждение, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях, учреждение вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
6. Ответ на обращение подписывается директором либо уполномоченным на то лицом.
7. Регистрация ответов на обращения гражданина и формирование дел осуществляется работниками УДО учреждения. При регистрации ответа заявителю, на письме проставляется регистрационный номер. Регистрационный номер ответа на обращение состоит из кода структурного подразделения, ответственного за исполнение обращения, порядкового номера, даты.
8. Ответ на обращение, поступившее в учреждение в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
9. Устные обращения граждан (личный прием) в университете проводится руководителем и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.
10. Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений осуществляется начальником управления документационного управления учреждения.